.svg){kind=logo}
Beschrijving
Als management assistant / office manager bent u dé partner bij uitstek van de advocaten en neemt u hen zoveel mogelijk niet-juridisch werk uit handen, zodat zij zich maximaal op de dossiers en de cliënten kunnen concentreren. U handelt proactief en u heeft zin voor initiatief om bestaande processen nog te verbeteren.
U bent niet alleen de partner van alle advocaten, maar vooral ook vertrouwenspersoon van de verantwoordelijke vennoten, die u bijstaat in alles wat te maken heeft met het management van het kantoor.
Profiel
U heeft na uw middelbare studies een opleiding gevolgd als management assistant / office management of beschikt over relevante ervaring en kunt vlot overweg met de laatste versies van programma’s als Word, Excel en PowerPoint.
U beheerst vlot de volgende talen, zowel mondeling als schriftelijk: Nederlands, Frans en Engels.
U bent communicatief, sociaal en tegelijk discreet waar nodig.
U kan zelfstandig werken, problemen zien, oplossingen aanreiken en u heeft een neus voor organisatie.
Indien u noties heeft van boekhouden, is dat een pluspunt.
Aanbod
Uw takenpakket wordt uitgevoerd op fulltime basis en zal onder meer bestaan uit:
- Onthaal bezoekers (zowel telefonisch als op kantoor zelf)
- Opvolging slechte betalers (telefonische en schriftelijke rappellering)
- De advocaten beheren de dossiers tot in de puntjes op juridisch vlak, u op administratief vlak (klassement, zowel elektronisch als in hard copy, cliëntenbestanden bijhouden, registratie uurtarieven en ereloonafspraken, engagement letters, nazicht teksten i.v.m. typo’s, verzorging stukkenbundels, …)
- Uittypen dictaat (conclusies, adviezen, briefwisseling)
- Postverdeling
- Agendabeheer (beheer afspraken, termijnen in dossiers, …)
- Beheer KMO-portefeuille en opvolging permanente vorming advocaten
Op termijn kunnen hier eventueel bij komen:
- Inboeken aankoop- en verkoopfacturen, betalingen, enz. …
- Opmaak verslagen en voorbereiding interne vergaderingen
- Bibliotheek- en documentatiebeheer
Procedure
