Dynamische Office Manager

Balie Antwerpen is de beroepsorganisatie van de +/- 2.900 advocaten in de provincie Antwerpen. Zij verdedigt de beroepsbelangen van haar leden, staat hen bij waar nodig en mogelijk en waakt over de naleving van de deontologische regels. Aan het hoofd van de balie staat de stafhouder, zelf een advocaat die doorgaans 2 jaar de balie leidt en jaarlijks wordt verkozen. Ter ondersteuning van de medewerkers zijn we op zoek naar een Dynamische Office Manager.

Je werkt op 3 domeinen:

1. Eerstelijns technische ondersteuning: ondersteuning van onze medewerkers met al hun dagdagelijkse vragen op gebied van materiaal, office 365 als de diensteigen programma’s. Je bent bijgevolg:

- Nieuwsgierig naar de werking van onze diensteigen programma’s, geïntroduceerd de balie zelf of door de Orde van Vlaamse balies. Je weet, na een grondige opleiding, hoe die werken. Je helpt de medewerkers verder met hun technische vragen. Je bent het aanspreekpunt en tussenpersoon voor deze toepassingen voor de leveranciers van deze programma’s.

- Een fan van de officetoepassingen. Dit laat je toe aan je collega’s de nodige tips en tricks te tonen binnen elk van deze toepassingen.

- Je slaagt erin de data die we nodig hebben uit de systemen te halen.

- Hands-on en praktisch ingesteld. Je slaagt erin de printers en pc’s terug aan de praat te krijgen. Als je technisch niet verder kan, neem je contact op met onze externe dienstverlener.

2. Aankoper. Je bent bijgevolg:

- Verantwoordelijk voor de aankoop van alle kantoormateriaal en andere benodigdheden. Je plaatst de bestelling en je volgt deze op. Je vergelijkt de leveringsbon met de levering en met de factuur.

- Een prijzenkenner. Je weet waar je de beste prijs krijgt voor een goede kwaliteit.

3. Meewerkende leidinggevende van het secretariaat van de stafhouder en de medewerker van de lounge, onze koffiebar. Je bent bijgevolg:

- People-driven en empathisch: je weet de collega’s te motiveren en te stimuleren. Je bent hun eerste aanspreekpunt en klankbord.

‍